Risico's en risicomanagement

Alle activiteiten van Ajax zijn, direct of indirect, verbonden met de uitvoer van de strategie om de Ajax missie en visie na te streven. Het is onvermijdbaar dat deze activiteiten gepaard gaan met risico’s die een succesvolle uitvoer van de strategie beïnvloeden. Door een effectief risicomanagement proces brengen we risico’s tijdig in beeld en kunnen we weloverwogen besluiten nemen om deze te beheersen. Ajax ziet risicomanagement dan ook als een kritiek proces voor het succesvol realiseren van de strategie.

Ontwikkelingen in het systeem van risicomanagement
In ons streven voortdurend onze processen te verbeteren en onze bedrijfshuishouding verder te professionaliseren, is ons systeem van risicomanagement met ingang van het seizoen 2019-2020 herijkt met behulp van een externe deskundige partij. De belangrijkste verbeteringen waren onder andere het opstellen van een 'risk control framework', het verder formaliseren en standaardiseren van diverse aspecten van ons risicomanagement proces en het stimuleren van organisatie-breed risicomanagement. Zo zijn de taken en verantwoordelijkheden van risicomanagement belegd binnen de afdeling Finance & Control en is per risico een duidelijke risico-eigenaar geïdentificeerd.

In het seizoen 2020-2021 is een risico assessment uitgevoerd. Dit risico assessment zal jaarlijks plaatsvinden. Onderdeel van een risico assessment is het ophalen van informatie in de organisatie over oorzaken en gevolgen van risico’s in de verschillende verantwoordelijkheidsgebieden, de waarschijnlijkheid dat een risico optreed, de mogelijke impact van het risico en de maatregelen die worden genomen of voorgesteld om de risico’s te mitigeren. Deze risico’s zijn met de operationeel verantwoordelijken managers besproken zijnde de risico eigenaren. Het risicomanagementproces is van kritiek belang voor de bedrijfsvoering van Ajax. Blijvende aandacht voor en verdere verbetering van het systeem van risicomanagement is een doorlopend proces. Zo zijn in het seizoen 2020-2021 de volgende verbeteringen doorgevoerd:

  1. Verdere uitwerking, versterking, inbedding en uitvoering van ons risicomanagementproces en beheerssysteem organisatie breed en tijdige signalering en opvolging van incidenten;
  2. Verhoogde nadruk op het identificeren van bestaande of voorgestelde beheersingsmaatregelen die de risico’s kunnen elimineren, vermijden of verkleinen;
  3. Formaliseren van het fraude risico management binnen het risicomanagementproces.

Binnen de afdeling Finance & Control zijn organisatorische wijzigingen doorgevoerd, waarbij rekening is gehouden met observaties van zowel de externe accountant als observaties op basis van de afdelingscontroles als ‘3rd line of defence’.

In het komende seizoen zal aandacht worden gegeven aan het opstellen van risicorapportages waarin eveneens een incidentenrapportage zal worden opgenomen. Deze rapportage zal worden besproken met de risico eigenaren en waar nodig zullen de beheersmaatregelen worden aangescherpt. Tevens zal het testen en verbeteren van de opzet van ons beheerssysteem en de hierin opgenomen beheersmaatregelen verder worden geformaliseerd. Ajax streeft naar een continue verbetering van het identificeren van fiscale risico's, daartoe zal een fiscalist aangetrokken worden binnen de afdeling Finance & Control.

Risicomanagement proces

De directie is eindverantwoordelijk voor het risicomanagement van Ajax en schept de randvoorwaarden door de risicobereidheid en risicostrategie te bepalen en het risicomanagement beleid goed te keuren. De RvC houdt via haar auditcommissie actief toezicht op de risicomanagementactiviteiten. De managers van de verschillende afdelingen worden betrokken in het identificeren van de risico’s en zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de op hun afdeling van toepassing zijnde beheersmaatregelen. De managers zijn daarmee de '1st line of defence’ om Ajax binnen de grenzen van zijn risicobereidheid te houden. De ‘2nd line of defence’: de afdelingen Financial Control en Legal & Compliance scheppen de basis: zij interpreteren Ajax relevante wet- en regelgeving en beleid, onderhouden en implementeren het risicomanagement raamwerk, faciliteren de ‘1st line of defence’ met de risico assessment en uitvoer, monitoren uitvoer en escaleren issues naar de directie en/of auditcommissie. De ‘3rd line of defence’, wordt gevormd door de afdeling Financial Control in haar rol als internal auditor en de externe accountant die als onafhankelijke partij de werking van het risicomanagement systeem beoordeelt. RvC en de auditcommissie concluderen dat de '3rd line of defense' naar behoren functioneert en dat daarom geen separate interne auditor nodig is.

Het risicomanagement proces kan als volgt worden samengevat:

Risicobereidheid

Voor de realisatie van de strategische doelstellingen zullen in bepaalde mate risico’s moeten worden geaccepteerd. De mate waarin we daartoe bereid zijn is bepaald door de directie en besproken en akkoord bevonden door de RvC. Onze strategie en doelstellingen zoals beschreven in dit jaarverslag zijn hierin leidend. Op basis daarvan onderscheiden we vijf risicocategorieën. Per risicocategorie hebben we onze risicobereidheid vastgesteld:

Risico's en risicobeheersmaatregelen

Risico assessment
De afdeling Financial Control faciliteert jaarlijks een risico assessment sessie als onderdeel van het risicomanagement proces. Eind verantwoordelijke managers en/of medewerkers vanuit alle disciplines nemen deel om via de volgende stappen de belangrijkste risico’s en risicobeheersmaatregelen voor Ajax vast te stellen:

  • Identificeren van relevante risico’s ten aanzien van de strategische doelstellingen;
  • Waardering van de risico’s: beoordelen van de kans dat het risico optreedt (kans); en de gevolgen van het risico wanneer deze zich voordoen (impact);
  • Evaluatie van de huidige beheersmaatregelen in relatie tot de vastgestelde risicobereidheid;
  • Identificeren van additionele beheersmaatregelen indien de grenzen van risicobereidheid worden overschreven.

Overzicht belangrijkste risico’s
Het risico assessment heeft geleid tot een prioritering in de belangrijkste risico’s. In het overzicht op de volgende pagina zijn de belangrijkste geïdentificeerde risico’s, in relatie tot de strategische pijlers, weergegeven.

Zie hierboven voor de risicobereidheid per risicocategorie.

Risico’s met belangrijke impact afgelopen boekjaar
Door de aanhoudende onzekerheid en het voortduren van de coronacrisis is het door Ajax benoemde risico ‘Externe gebeurtenissen’ nog steeds een van de belangrijkste risico’s. Ondanks dat de kans dat een dergelijk risico zich manifesteert als erg laag is ingeschat, blijkt de impact ervan op de operationele werkzaamheden en financiële resultaten van Ajax aanzienlijk. De verwachting is dat dit risico ook komend verslagjaar nog impact op Ajax zal hebben. De omvang hangt af van de coronapandemie-ontwikkeling en daaraan gerelateerde maatregelen. De financiële impact is daardoor onzeker en hangt deels af van de impact van de coronamaatregelen op het spelen van de diverse competities en de mogelijkheid van het spelen met publiek. De financiële impact hangt eveneens af van de impact van de coronapandemie op de transfermarkt en als gevolg daarvan op de marktwaarde van onze spelers, de verkoop van spelers en de inbaarheid van de gelden uit hoofde van transfers. Tevens is de impact van de coronacrisis op onze relaties bepalend voor de totale financiële impact. Ajax heeft ter mitigatie van de coronagerelateerde risico’s verschillende maatregelen genomen zoals overheidssteun, kostenbesparingen, verhoogde aandacht voor cashmanagement en een loonoffer. Andere maatregelen betreffen het direct gevolg geven aan de richtlijnen van het RIVM inzake thuiswerken en afstand houden en de oprichting van een quick response team voor de doorvoering van de RIVM maatregelen en communicatie richting interne en externe stakeholders. Ajax is van mening dat er doortastend is opgetreden om de negatieve impact van de coronacrisis zoveel als mogelijk te beperken. Ajax monitort de situatie rondom de coronacrisis continu en zal additionele maatregelen nemen indien noodzakelijk. Nadere informatie over de gevolgen van corona zijn hier opgenomen.

Financiële verslaggeving

Het risico op materiële onjuistheden in de financiële verslaggeving is blijvend aanwezig. De beheersing van dit risico is dan ook verankerd binnen de processen in de gehele organisatie. Ajax streeft voortdurend naar verbetering van haar processen, zowel financieel als operationeel. Hierbij beweegt Ajax naar een formele organisatie, waarbij vastgelegde processen, procedures en interne beheersmaatregelen de juistheid, volledigheid en tijdigheid van geregistreerde transacties borgen ten behoeve van een betrouwbare interne en externe informatievoorziening en besluitvorming. Het risicomanagement proces is op zichzelf een beheersmaatregel ten aanzien van het financiële verslaggevingsrisico.

De directie verklaart dat, gegeven de opzet en werking van de door Ajax gehanteerde risicobeheersings- en controlesystemen in het licht van de financiële verslaggeving:

  1. de risicobeheer- en controlesystemen een redelijke mate van zekerheid bieden dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat;
  2. de directie geen indicaties heeft dat de risicobeheersings- en controlesystemen in het verslagjaar niet naar behoren zouden hebben gewerkt;
  3. de directie geen indicaties heeft dat de risicobeheersings- en controlesystemen in het lopende boekjaar niet naar behoren zullen werken.